GESTION DES SERVICES
Cinq modules ont été développés à ce jour dans cette rubrique au titre des formations transverses. Il s’agit chronologiquement des modules suivants :
- Promouvoir la démarche qualité (3 jours)
- Améliorer l’accueil dans les services (1 jour)
- Les outils modernes de gestion d’un secrétariat (3 jours)
- Initiation en archivistique (3 jours)
- Perfectionnement en archivistique (5 jours)
Promouvoir la démarche qualité
Ce module, d’une durée de 3 jours, a été développé par un expert ivoirien de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (M. RABET Zehi Augustin).
Trois sessions ont été organisées en juin 2013 et ont permis de former 58 personnes. L’évaluation à chaud a été très satisfaisante.
Améliorer l’accueil dans les services
Ce module, d’une durée d’une journée, a été conçu par un expert ivoirien de la Direction Générale des Impôts, spécialiste en management des ressources humaines (Mme YAPO Evelyne).
Cinq sessions ont été organisées entre août et septembre 2013 et ont permis de renforcer les capacités de 132 agents, en situation d’accueil de 1er niveau. Le public cible était donc majoritairement de catégorie B. L’évaluation réalisée à chaud a été extrêmement satisfaisante et l’animatrice a été particulièrement bien appréciée.
Ces sessions ont aussi permis de constituer une liste de volontaires bénévoles pour participer au film pédagogique sur l’accueil réalisé par l’Institut des Finances.
Les outils modernes de gestion d’un secrétariat
Ce module avait initialement une durée de 2 jours mais celle-ci a été portée à 3 jours pour tenir compte des observations à la fois des participants et du formateur. Le module a été élaboré par un expert ivoirien de la Direction Générale des Impôts, en charge de la formation des secrétaires de cette Direction Générale (Mme KASSI Honorine).
Les besoins de renforcement des capacités identifiés sur ce thème étaient très importants en volume et l’Institut des Finances a ainsi organisé 6 sessions sur ce thème entre avril et juin 2014, puis à nouveau 6 autres sessions entre avril et juin 2015.
Au total, 249 agents ont été formés sur les outils modernes de gestion d’un secrétariat.
Les évaluations à chaud effectuées à l’issue du chacune des sessions ont été excellentes, et la prestation de l’animatrice a été véritablement plébiscitée à chacune de ses interventions.
Ce module a fait l’objet d’un suivi et d’une évaluation à froid sur un échantillon d’un participant par session. Au total, 12 personnes ont ainsi bénéficié du suivi-évaluation réalisé par l’animatrice dans les 4 à 6 mois suivant la participation à la session de formation. Ce suivi-évaluation a été réalisé sur le poste de travail de l’intéressé pendant 3 jours. Le but poursuivi était à la fois d’évaluer l’environnement et les méthodes de travail de la secrétaire, mais aussi et surtout d’apporter les actions correctives nécessaires par un accompagnement de proximité.
Initiation en archivistique
Ce module, d’une durée de 3 jours, a été élaboré par un expert ivoirien de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (Mme GNESSOUGOU Lydie, Directrice de la Documentation et des Archives).
Le public cible de ces sessions était composé de chargés d’études, secrétaires, agents de courrier, intervenant tous dans la collecte et la conservation des documents de leur service d’appartenance.
Au total, 8 sessions ont été organisées entre juillet et août 2015. Ces sessions ont été systématiquement co-animées par une équipe de deux agents de la Direction de la Documentation et des Archives de la DGTCP. Elles ont permis de former 139 agents.
L’évaluation réalisée à chaud a été extrêmement satisfaisante et les animateurs ont été très appréciés. Entre 85 % et 100 % des participants ont ainsi estimé que cette formation leur permettra de mieux exercer leur métier.
Ce module a fait l’objet d’un suivi et d’une évaluation à froid sur un échantillon d’un participant par session. Au total, 6 personnes ont ainsi bénéficié du suivi-évaluation réalisé par deux animatrices dans les 8 à 12 mois suivant la participation à la session de formation. Ce suivi-évaluation a été réalisé sur le poste de travail de l’intéressé pendant 3 jours. Le but poursuivi était à la fois d’évaluer l’environnement et les méthodes de travail, mais aussi et surtout d’apporter les actions correctives nécessaires par un accompagnement de proximité.
Perfectionnement en archivistique
Ce module, d’une durée de 5 jours, a été élaboré par un expert ivoirien de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique (Mme GNESSOUGOU Lydie, Directrice de la Documentation et des Archives).
Le public cible de ces sessions était composé de spécialistes en gestion de la documentation et des archives.
Au total, 6 sessions ont été organisées entre novembre 2015 et mars 2016. Ces sessions ont été co-animées par Mme GNESSOUGOU et par Mme LEGRE. Elles ont permis de former 106 agents.
L’évaluation réalisée à chaud a été extrêmement satisfaisante. Les animatrices ont été très appréciées, et près de 90 % des participants ont estimé que cette formation avait largement ou très largement amélioré leurs connaissances.
Ce module a fait l'objet d'un suivi-évaluation à froid pour l'intégralité des participants, qui ont été invités à participer à un atelier de 3 jours. Trois ateliers de suivi-évaluation ont ainsi été organisés en novembre et décembre 2016, réunissant un total de 84 participants.
Cet exercice visait à la fois à : - évaluer les améliorations intervenues sur l'environnement et les méthodes de travail, ainsi que sur les nouveaux outils développés par chacun; - échanger sur les difficultés et / ou avancées rencontrées sur le terrain par les participants; - apporter des conseils en vue d'améliorer les outils développés.
Ces ateliers ont permis de constater les efforts déployés par les agents de tous les services pour mettre en place de nouveaux outils et redynamiser la politique d'archivage.
